• Fase 3a. Startoverleg voorbereiden

    1. Zorg voor locatie, beamer, laptop, koffie en thee.
    2. Stuur de betrokkenen een uitnodiging.
    3. Vul zoveel mogelijk van te voren de praktische gegevens in het ondersteuningsplan in:
    • Dossiernummer

    • Contactgegevens gezin/huishouden

    • Gegevens gezinsleden

    • Gegevens zorgcoördinator

    • Gegevens betrokken familie en vrienden

    • Gegevens betrokken professionals

    • Overige gegevens (toestemming, signaal Verwijsindex risicojongeren, eventueel gegevens voor een beschikking)

    1. Indien gewenst: vraag secretariële ondersteuning aan collega of betrokkene.
    2. Indien voorzitter: bereid jezelf op het voorzitterschap voor.
    3. Richt een half uur voor aanvang de locatie in, zodat je rustig kunt starten.
    4. Indien betrokkene: bereid jezelf voor op het overleg.
    5. Ga naar fase 3b.
  • Toelichting

    • Een goede voorbereiding is het halve werk.
    • Reserveer tijdig een locatie. Zorg ervoor dat de locatie rustig is en er weinig inkijk van buitenstaanders mogelijk is.
    • Reserveer tijdig een beamer, laptop en indien gewenst een flap-over.
    • Neem voldoende tijd om jezelf voor te breiden.
    • Als betrokkene zorg je er voor de krachten en zorgen van tevoren met de klant(en) te hebben besproken. Dit is prettig voor de klant(en), zij kunnen zich zo beter voorbereiden en kunnen vertrouwen op een transparante en heldere communicatie. Hierdoor kunnen zij zich focussen op het overleg en hoeven niet bang te zijn dat er onverwachte zaken aan de orde worden gesteld.
    • Zorg dat betrokkenen op de hoogte zijn van de bedoeling van het overleg. Zoveel mogelijk doet de klant dat zelf.
    • Als voorzitter bedenk je op welke manier je het voorzitterschap gaat vormgeven: ga je zowel voorzitten als het plan invullen? Vraag je een collega of secretarieel medewerker om het plan in te vullen tijdens het overleg?
    • Bedenk hoe je het overleg gaat voorzitten:
      • bereid jezelf voor op mogelijke dilemma’s en reacties hierop.
      • hoe leid je in?
      • hoe zit je voor?
      • hoe zorg je ervoor dat de klant echt centraal staat?
      • hoe zorg je ervoor dat de klant regie voert op inhoud?
      • hoe voer je regie op het proces?
      • hoe zorg je ervoor dat de agenda wordt gevolgd en dat binnen de vastgestelde tijd een plan wordt gemaakt?
      • hoe ga je om met dilemma’s en weerstanden?
    • Dit zijn een aantal aandachtspunten. Denk erover na en wees duidelijk als voorzitter. Pak je rol!