• Fase 5a. Voortgangsoverleg voorbereiden

    1. Zorg voor locatie, beamer, laptop, koffie en thee.
    2. Stuur de betrokkenen een uitnodiging ter herinnering.
    3. Bereid indien nodig het plan op praktische punten verder voor.
    4. Indien gewenst: vraag secretariële ondersteuning aan collega of betrokkene.
    5. Indien voorzitter: bereid jezelf op het voorzitterschap voor.
    6. Bereid de agenda, tijdsduur en structuur van het overleg voor.
    7. Bereid houding en wijze van interactie voor.
    8. Bereid jezelf voor op mogelijke dilemma’s en reacties hierop.
    9. Richt een half uur voor aanvang de locatie in, zodat je rustig kunt starten.
    10. Indien je betrokkene bent bij het overleg: bereid jezelf.
    11. Ga naar fase 5b.
  • Toelichting

    • Een goede voorbereiding is het halve werk.
    • Reserveer tijdig een locatie. Zorg ervoor dat de locatie rustig is en er weinig inkijk van buitenstaanders mogelijk is.
    • Reserveer tijdig een beamer, laptop en indien gewenst een flap-over.
    • Stuur van tevoren de klant en betrokkenen een herinnering.
    • Neem voldoende tijd om jezelf voor te breiden.
    • Als betrokkene zorg je er voor de krachten en zorgen van tevoren met de klant te hebben besproken. Dit is prettig voor de klant, hij/zij kan zich zo beter voorbereiden en kan vertrouwen op een transparante en heldere communicatie. Hierdoor kan hij/zij zich focussen op het overleg en hoeft niet bang te zijn dat er onverwachte zaken aan de orde worden gesteld.
    • Als regisseur bedenk je op welke manier je het voorzitterschap gaat vormgeven.
    • Zie verder toelichting Fase 3b. Startoverleg uitvoeren.