• Informatie verwerken bij het werken met de meldcode huiselijk geweld

    1. In welk dossier worden de gegevens vastgelegd?

    • Je werkt met een cliënt - leerling - of patiëntdossier:
      Dan worden de stappen van de Meldcode daarin vastgelegd.
    • Je werkt niet met een cliënt - leerling - of patiëntdossier:
      Dan moet de organisatie zorgen voor een registratiesysteem waarin op klantniveau gegevens worden vastgelegd over de stappen die worden gezet in verband met de signalen van huiselijk geweld.
    Voorbeeld
    Een school legt de stappen van de Meldcode vast in het leerlingdossier. Een huisarts doet dat in zijn patiëntendossier en het wijkteam in een registratiesysteem. Heeft het jongerenwerk geen dossiers van individuele jongeren, dan draagt het bestuur van het jongerenwerk er zorg voor dat jongerenwerkers gebruik kunnen maken van een registratiesysteem waarin ze per individuele jongere de stappen van de Meldcode kunnen vastleggen.

     

    2. Wie legt de gegevens vast in het dossier of het registratiesysteem?

    Degene die de stappen van de Meldcode zet, is zelf verantwoordelijk voor het vastleggen van deze stappen. Is er in de Meldcode van de instelling onderscheid gemaakt tussen beroepskrachten die alleen een signalerende taak hebben en beroepskrachten die ook de overige stappen zetten, dan zijn de beroepskrachten die de vervolgstappen zetten verantwoordelijk voor het vastleggen van de stappen. De signalen die aanleiding vormen voor het zetten van de vervolgstappen, worden in goed overleg met de signalerende beroepskracht vastgelegd.

    Voorbeeld
    Een jeugdarts en een wijkverpleegkundige maken de aantekeningen in het dossier, want zij zetten zelf de stappen van de Meldcode. Als in de Meldcode van een instelling voor kinderopvang staat dat de leid(st)ers uitsluitend een signalerende taak hebben en dat de leidinggevende de vervolgstappen zet, is deze leidinggevende verantwoordelijk voor het vastleggen van alle stappen in het dossier of registratiesysteem.

     

    3. Welke informatie legt u vast?

    Stap 1.

    Leg vast:

    • de feitelijke signalen waardoor het vermoeden van huiselijk geweld ontstaat

    Stap 2.

    Leg vast:
    • wie er om advies is of zijn gevraagd
    • hoe het advies luidt
    • waarom er eventueel is afgeweken van de adviezen

    Stap 3.

    Leg vast: 
    • met wie een gesprek is gevoerd over de signalen
    • de reactie van de klant(en) en/of de ouders / wettelijk vertegenwoordiger op deze signalen
    • de afspraken die zijn gemaakt over een eventueel vervolg
    • indien een melding is aangekondigd, de reactie op deze melding
    • Indien is besloten om geen contact over de signalen te hebben, voeg dan de redenen voor dit besluit toe.

    Stap 4.

    Leg vast: 
    • de weging die is gemaakt op basis van de beschikbare informatie en
    • de inhoud van het advies dat eventueel is ingewonnen

    Stap 5.

     Leg vast:
    • het toeleiden naar passende hulp of
    • het besluit of er een melding wordt gedaan en de inhoud van de melding
    • de afspraken die daarover zijn gemaakt 

    NB Wanneer je besluit te stoppen met het doorlopen van de stappen, leg je dit ook vast in het dossier. Geef daarbij aan waarom je dit hebt besloten.

     

    4. Hoe leg je op een zorgvuldige manier informatie vast?

    • Wees feitelijk, sluit aan bij wat je hebt gehoord en gezien of waargenomen en vermijd onmiddellijke interpretaties of oordelen.
    • Vermeld de bron bij informatie van anderen.
    • Leg ook beschermende factoren of signalen die het vermoeden weerspreken vast.
    • Leg de reactie van de betrokkenen vast, ook (of juist) als je het niet met hen eens bent.
    • Zorg, als er sprake is van een mening, of een hypothese, voor voldoende onderbouwing door feiten en blijf binnen jouw eigen deskundigheidsterrein.
    • Leg medische diagnoses alleen vast als ze zijn vastgesteld door een deskundige professional.

    Voorbeeld

    Niet zo:

    Maar zo:

    Afstandelijke vader

    Vader zoekt tijdens het gesprek geen oogcontact of ander contact met zijn kind

    Liefdevolle moeder

    Moeder maakt bij het aan- en uitkleden oogcontact en doet kiekeboespelletjes.

    Partners zitten in de weerstand      

    Meneer en mevrouw X. voelen weinig voor het hulpaanbod. Afgesproken is om daar volgende week op terug te komen.

    Gewelddadige man

    Politie is de afgelopen maanden driemaal bij meneer X. thuis geweest in verband met ruzies tussen meneer en mevrouw X. waarbij meneer X. fysiek geweld gebruikt (vastpakken, slaan en schoppen).


    De Meldcode is gebaseerd op zoveel mogelijk openheid naar betrokkenen. Dossiers zijn wettelijk toegankelijk voor de klant(en). De informatie over de Meldcode hoort daarin te worden vastgelegd. Om de privacy van de betrokkenen te waarborgen kan deze informatie zo worden opgeslagen dat maar een beperkt aantal mensen in een instelling deze gegevens kan zien. De informatie dient echter toegankelijk te blijven voor betrokken.

     

    5. Mag je gegevens over een ander dan de klant(en) vastleggen?

    Ja, als dat noodzakelijk is voor het signaleren van het geweld of de mishandeling of voor het zetten van de volgende stappen. Informatie over ouders, en eventueel van broertjes en zusjes van een leerling, cliënt of patiënt zal bijna altijd vastgelegd moeten worden in verband met vermoedens van kindermishandeling.

    Informatie over (ex-)partners en (ex-)echtgenoten die een klant(en) verstrekt, kan eveneens worden vastgelegd voor zover deze informatie noodzakelijk is voor het zetten van de stappen. Beperk je hierbij tot het strikt noodzakelijke. Bewaak bronvermelding zodat duidelijk is wie de informatie heeft gegeven en zorg ervoor dat ook uit aantekeningen blijkt of je zelf contact hebt gehad, zelf iets hebt vastgesteld of dat de informatie over de (ex-)partner afkomstig is van de klant.

    Voorbeeld
    Vrouw zegt door haar man van de trap af te zijn geduwd. De val zou de gebroken neus en de schaafwonden verklaren. Vrouw zegt dat haar man vaker fysiek geweld gebruikt als hij vrijdagsavonds is wezen ‘stappen’ met zijn vrienden. Geen contact met man gehad, is geen cliënt van onze instelling.

     

    6. In welke uitzonderlijke gevallen kunnen deze rechten worden beperkt?

    Bij wijze van uitzondering kunnen de rechten ten aanzien van het dossier worden beperkt.
    Beperking is mogelijk:

    • Vanwege concrete aanwijzingen dat door inzage en afschrift de veiligheid van de klant(en), een gezinslid of die van anderen kan worden bedreigd
    Voorbeeld
    Een meisje van vijftien geeft op school aan dat ze niet mee op vakantie durft met haar ouders omdat ze bang is dat ze achtergelaten zal worden in het land van herkomst omdat ze hier in Nederland haar familie ‘te schande maakt’.
    Op advies van Veilig Thuis doet de school meteen een melding en slaat school stap 3 en 4 over omdat het veiliger voor het meisje is als Veilig Thuis deze zaak verder oppakt. Mochten de ouders om inzage vragen in het leerlingdossier van hun dochter, dan kan school de aantekeningen over het gesprek met de leerling en over de contacten met Veilig Thuis afschermen voor de ouders. 
    De beperking op het inzagerecht wordt ingegeven door de veiligheid van de leerling.

     

    • Vanwege privacybelangen van een ander dan degene die om inzage verzoekt.
    Voorbeeld
    Een instelling verwijdert het woonadres van het kind voordat de vader inzage krijgt, dit om het geheime adres van de moeder en de kinderen voor de vader af te schermen.

    Beperking van de rechten van gezagsouders

    Als ouders rechten van hun kinderen uitoefenen, kunnen deze rechten, bij wijze van uitzondering, worden beperkt vanwege zwaarwegende belangen van het kind.

    Bewerkte bron: Mei 2015, Movisie & Jansen, L. Factsheet Meldcode en dossiervorming